3招筆記術,工作力大提升

大腦能記的有限,因此筆記可以是人的「第二個腦」。日本著名管理學家大前研一曾說過,筆記術不是用來記下別人說的話,而是用來整理自己的思緒 ,更顯見寫筆記的重點並非在抄寫,而是在於思考。除了時下流行的子彈筆記術,還有什麼工作筆記術可以幫助你提升工作力呢?小編者裡就幫你整理出幾個常見又實用的筆記術,一起來看看吧:

康乃爾筆記術

為節省整理資訊的時間,專注於思考筆記內容,1950年代美國康乃爾大學教授華特・波克開發了一套在課堂、講座、閱讀時紀錄資訊的方法,稱為「康乃爾筆記」。
這個方法有一個固定格式:將筆記頁面劃分成「一大兩小」3個區塊(參見下圖)。一大,指的是右邊的「筆記欄」;兩小,分別是左邊的「整理欄」和下方的「摘要欄」。每個區塊的大小沒有硬性規定,只有筆記欄需要大一點的空間。實際運用康乃爾筆記法時,跟人們平常做筆記的方式大同小異,就是將聽講内容快速寫入「筆記欄」,像是關鍵事件、數據等。即使内容進入不同主題,也未必要新起一個頁面,只要留下一些空白區隔段落。聽講結束後,可以趁記憶猶新之際,補充或修正筆記中簡寫、代號與不完整的字句。
這個筆記法比較不同的地方在於,當你重讀、咀嚼筆記欄裡的内容時,可以將重要語句或特别詞梟等重點,用關鍵字或短標題的方式,列入「整理欄」,幫助你重新消化一次筆記內容,也像是建立一個類似索引的架構,便於日後查找、復習。
最後,康乃爾筆記法最獨特之處,是可以把自己對筆記的理解、意見、想法或其他相關聯想,用自己的話寫在下方「摘要欄」,作為通篇筆記的歸納。理想狀況下,寫入摘要欄的文字已經是自己徹底理解、消化後的資訊,有助於累積知識和學以致用。透過預先「留白」,先在筆記頁面空下兩個「整理歸納、延伸思考」的空間,你的筆記將不再只是聽講內容的「抄寫」,更能成為強化思考力的資料庫。

麥肯錫筆記術

一走出家門抬頭看向天空,發現天陰陰的,雲多且低(客觀事實),好像要下雨的樣子(研判結論),於是認為應該要帶傘出門(行動方案)。這樣簡單的道理,其實就是麥肯錫(McKinsey & Company)顧問協助客戶解決問題時,會使用的「天空、雨、傘」的思考法則。《麥肯錫的筆記術》指出,顧問必須清楚掌握現狀、把握問題點,最終提出具體行動,才能為客戶提供周全的解決方案。因此,無論新商品銷售不佳、銷售額達成率差、無法拓展新客戶等問題,都能透過麥肯錫筆記解决。
麥肯錫筆記的寫法,是先畫出標題欄並分為一半,上方是標題,下方為整頁內容的結論。至於標題欄下方空間,則可以分為3等分,從左至右分別記錄「現狀」「解釋」「結論(行動、策略)」。
假設你注意到店裡生意變差,想找出原因及解決方法,就可運用麥肯錫思考架構分析問題、導出結論。首先,標題欄寫下「提升營業額計畫」,事實欄中則記錄生意變差的現狀,以及觀察到的相關事實。接著,「解釋欄」開始探討客人為什麼都不購物,並連續問5個「為什麼」,幫助深入思考、找到根本原因。再來,進入筆記最重要的一環,就是提出解決方案。前述麥肯錫的天空、下雨、帶傘的思考模式,通常被稱為「以行動為基礎的思考方式」,原因在於要導出「應該帶傘出門」的行動方案。因此「行動欄」當中,就要寫出針對問題點發展出的具體行動計畫。最後,完成各個欄目的撰寫之後,還要將結論濃縮成1~2行的訊息,寫在上方的「結論欄」内,這麼做可以讓我們在回顧筆記內容時,一眼就能知道問題點和做法是什麼。

豐田EXCEL筆記術

《實踐豐田模式》指出在豐田汽車(Toyota)中,無論報告内容再豐富、再復雜,都必須將問題、分析與解決方案,精簡地整理在一張紙上,而這就是豐田汽車著名的「A3報告書」。《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術》作者淺田卓進入豐田汽車之後,繼承這套一張紙的思考方法,再發展出整理思緒的Excel筆記,讓自己從一年加班時數超過400小時,到最後幾乎不再加班。
淺田卓指出,需要準備一本A5或B5大小的筆記本,和3種顏色(綠、藍、紅)的筆,用來區隔步驟和凸顯重要資訊。首先,用綠筆在紙上畫出像Excel試算表一般的表格(參見下圖)。畫好後在左上方的框格裡用綠筆寫下日期、主題。回到你正打算寫的企畫案,著手整理相關資訊之前,你應該先問自己:「我寫這張紙的目的是什麼?」一般而言,提案目的都是想說服上司或客戶接受你的企畫内容,因此你應該站在這個角度,思考對方可能會提出什么問題,以此作為提案的切入點。因此,左上方的主題欄便要填入「上司可能會提出的問題」,接著再用藍筆將你想到的答案填入其他空格中。寫完後,找出你認為上司最想知道的一個問題,另外再畫一張相同格數的表單,進一步整理、羅列可能的答案。等到累積多張試算表之後,便可開始歸納眾多選項為簡單的一句話,用綠筆畫框格、藍筆寫出關鍵字,再用紅筆圈選出重點,就能幫助你盤點資訊,一步步聚焦並整理出有價值的訊息。